采購是企業日常經營必備、同時也是最基礎環節之一。但從創業初期、到快速發展、再到成熟穩定,處于生命周期不同階段的企業對于采購也有著不同的“做法”。
田雅明是馬蜂窩的行政采購負責人,從2011年馬蜂窩初創早期就加入公司負責行政和采購工作。十年來,伴隨著公司的成長她對于“發展中的企業如何做采購”也有著自己獨到的理解。“過去十年,馬蜂窩也經歷了快速的發展。一路走來,采購工作的管理方式也發生了顯著的改變,從創業初期單純的保障辦公運營基礎需求,到跟上業務快速發展腳步追求成本效率,再到公司規模穩定后強調規范性,公司采購工作也越來越成熟。”
初創階段:采購規模不大 以單一供應商采購為主
2011年,馬蜂窩正處在創業初期,團隊規模只有30人。初到公司的田雅明也將采購工作定義為“后勤保障部門”,最核心的任務就是保障公司的基本需求,例如低值易耗品、電子設備、服務器……采購規模并不算大。
據田雅明回憶,2011年前后,企業的采購方式比較單一,只能通過去中關村“逛店鋪”進行咨詢采購。“在經過幾次的線下采購后,我們會同合作較多的線下商店老板建立起長期聯系,有采購需求后會通過郵件聯系他們,由他們直接安排送貨上門和后續服務,付款則采取月末統一結算的形式,跟需求郵件進行一一比對。”田雅明表示,“相對而言,那個階段的采購工作整體處于比較被動的狀態,基本都是單一供應商供貨、單一來源報價。”
發展階段:跟上業務成長速度 重點提升采購效率
隨后的幾年,馬蜂窩進入了全新的發展階段。經過了幾輪融資,馬蜂窩的業務步入了高速成長期。據田雅明回憶,那個階段,公司的組織結構、人員規模都在快速擴大,2015年底已有近500人。在單純的體量增長之外,采購涉及的場景也越來越豐富,從辦公室的裝修,到公司固定資產,再到外包的物業服務等等……整個采購的工作量快速上升。
“當時,我對采購的定調是全力提升效率,跟上業務的前進步伐,做到不掉鏈子。”田雅明表示。剛好2015年前后也是電子商務快速普及的時間點,數字化采購的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力,并逐漸成為了馬蜂窩重要的采購方式。“剛接觸數字化采購時,我們體會最深的就是尋源速度和開票速度。以前通過線下去實體商場,一天最多只能聯系10個店鋪,而且開票流程還特別慢,有時候甚至需要1-2周的時間。而通過在京東企業業務這樣的數字化平臺進行采購,我們可以在短短幾分鐘內快速匹配數以千計的目標商品,實現全國范圍的商品尋源,同時線上發票也可以做到‘秒開’,多個環節下來采購效率會得到大幅提升。”
穩定階段:提高規范性,主動為公司控制成本
2020年初,馬蜂窩開始調整發展戰略。尤其是受疫情影響,整個旅游行業面臨著較大沖擊,馬蜂窩也由“擴張”向“求穩”轉變。“所以在這個時期,采購的重點任務變成了提高規范性,去落地采購流程上的制式化規定。”田雅明表示,“我們主要是從流程優化和價格透明度兩方面入手,所依靠的手段還是數字化采購。”
田雅明也分享了幾個故事。
過去馬蜂窩的采購流程,是先由采購人員提前跟公司申請備用金放入自己的賬戶進行付款,采購完成后再收集好所有的發票憑證進行報銷、抵沖之前的備用金借款。這套流程不僅執行起來較為繁瑣,而且由于采購量大,各種票據也容易丟失,為財務部門與采購人員增添了許多問題。為了改善這一流程,馬蜂窩開始同京東企業業務合作。依托京東企業購平臺,馬蜂窩不僅實現了公司間的公對公結算付款,讓復雜的“備用金”模式徹底成為過去。同時采購單價、數量、報銷憑證等也可以生成詳細的電子單據同步財務人員,采購信息的準確性和合規性都大大提高。”
另外,在數字化采購平臺上,采購人員也可以更加方便地進行比價,從而選擇更合適的供應商,對采購成本的把控也相應大幅提高。田雅明表示,“過去兩年多的時間里,受內外部環境因素的影響,降本增效成為每個企業的必答題,企業也需要更為精細化的運營。在數字化采購的助力下,馬蜂窩整個2021年期間,實現了采購降本35%的成效。采購也從最早的被動響應業務需求的部門,轉變為一個主動幫公司增效的部門。”
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