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采購(gòu)是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)必備、同時(shí)也是最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一。但從創(chuàng)業(yè)初期、到快速發(fā)展、再到成熟穩(wěn)定,處于生命周期不同階段的企業(yè)對(duì)于采購(gòu)也有著不同的“做法”。
田雅明是馬蜂窩的行政采購(gòu)負(fù)責(zé)人,從2011年馬蜂窩初創(chuàng)早期就加入公司負(fù)責(zé)行政和采購(gòu)工作。十年來(lái),伴隨著公司的成長(zhǎng)她對(duì)于“發(fā)展中的企業(yè)如何做采購(gòu)”也有著自己獨(dú)到的理解。“過(guò)去十年,馬蜂窩也經(jīng)歷了快速的發(fā)展。一路走來(lái),采購(gòu)工作的管理方式也發(fā)生了顯著的改變,從創(chuàng)業(yè)初期單純的保障辦公運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)需求,到跟上業(yè)務(wù)快速發(fā)展腳步追求成本效率,再到公司規(guī)模穩(wěn)定后強(qiáng)調(diào)規(guī)范性,公司采購(gòu)工作也越來(lái)越成熟。”
初創(chuàng)階段:采購(gòu)規(guī)模不大 以單一供應(yīng)商采購(gòu)為主
2011年,馬蜂窩正處在創(chuàng)業(yè)初期,團(tuán)隊(duì)規(guī)模只有30人。初到公司的田雅明也將采購(gòu)工作定義為“后勤保障部門(mén)”,最核心的任務(wù)就是保障公司的基本需求,例如低值易耗品、電子設(shè)備、服務(wù)器……采購(gòu)規(guī)模并不算大。
據(jù)田雅明回憶,2011年前后,企業(yè)的采購(gòu)方式比較單一,只能通過(guò)去中關(guān)村“逛店鋪”進(jìn)行咨詢采購(gòu)。“在經(jīng)過(guò)幾次的線下采購(gòu)后,我們會(huì)同合作較多的線下商店老板建立起長(zhǎng)期聯(lián)系,有采購(gòu)需求后會(huì)通過(guò)郵件聯(lián)系他們,由他們直接安排送貨上門(mén)和后續(xù)服務(wù),付款則采取月末統(tǒng)一結(jié)算的形式,跟需求郵件進(jìn)行一一比對(duì)。”田雅明表示,“相對(duì)而言,那個(gè)階段的采購(gòu)工作整體處于比較被動(dòng)的狀態(tài),基本都是單一供應(yīng)商供貨、單一來(lái)源報(bào)價(jià)。”
發(fā)展階段:跟上業(yè)務(wù)成長(zhǎng)速度 重點(diǎn)提升采購(gòu)效率
隨后的幾年,馬蜂窩進(jìn)入了全新的發(fā)展階段。經(jīng)過(guò)了幾輪融資,馬蜂窩的業(yè)務(wù)步入了高速成長(zhǎng)期。據(jù)田雅明回憶,那個(gè)階段,公司的組織結(jié)構(gòu)、人員規(guī)模都在快速擴(kuò)大,2015年底已有近500人。在單純的體量增長(zhǎng)之外,采購(gòu)涉及的場(chǎng)景也越來(lái)越豐富,從辦公室的裝修,到公司固定資產(chǎn),再到外包的物業(yè)服務(wù)等等……整個(gè)采購(gòu)的工作量快速上升。
“當(dāng)時(shí),我對(duì)采購(gòu)的定調(diào)是全力提升效率,跟上業(yè)務(wù)的前進(jìn)步伐,做到不掉鏈子。”田雅明表示。剛好2015年前后也是電子商務(wù)快速普及的時(shí)間點(diǎn),數(shù)字化采購(gòu)的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力,并逐漸成為了馬蜂窩重要的采購(gòu)方式。“剛接觸數(shù)字化采購(gòu)時(shí),我們體會(huì)最深的就是尋源速度和開(kāi)票速度。以前通過(guò)線下去實(shí)體商場(chǎng),一天最多只能聯(lián)系10個(gè)店鋪,而且開(kāi)票流程還特別慢,有時(shí)候甚至需要1-2周的時(shí)間。而通過(guò)在京東企業(yè)業(yè)務(wù)這樣的數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu),我們可以在短短幾分鐘內(nèi)快速匹配數(shù)以千計(jì)的目標(biāo)商品,實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍的商品尋源,同時(shí)線上發(fā)票也可以做到‘秒開(kāi)’,多個(gè)環(huán)節(jié)下來(lái)采購(gòu)效率會(huì)得到大幅提升。”
穩(wěn)定階段:提高規(guī)范性,主動(dòng)為公司控制成本
2020年初,馬蜂窩開(kāi)始調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略。尤其是受疫情影響,整個(gè)旅游行業(yè)面臨著較大沖擊,馬蜂窩也由“擴(kuò)張”向“求穩(wěn)”轉(zhuǎn)變。“所以在這個(gè)時(shí)期,采購(gòu)的重點(diǎn)任務(wù)變成了提高規(guī)范性,去落地采購(gòu)流程上的制式化規(guī)定。”田雅明表示,“我們主要是從流程優(yōu)化和價(jià)格透明度兩方面入手,所依靠的手段還是數(shù)字化采購(gòu)。”
田雅明也分享了幾個(gè)故事。
過(guò)去馬蜂窩的采購(gòu)流程,是先由采購(gòu)人員提前跟公司申請(qǐng)備用金放入自己的賬戶進(jìn)行付款,采購(gòu)?fù)瓿珊笤偈占盟械陌l(fā)票憑證進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)、抵沖之前的備用金借款。這套流程不僅執(zhí)行起來(lái)較為繁瑣,而且由于采購(gòu)量大,各種票據(jù)也容易丟失,為財(cái)務(wù)部門(mén)與采購(gòu)人員增添了許多問(wèn)題。為了改善這一流程,馬蜂窩開(kāi)始同京東企業(yè)業(yè)務(wù)合作。依托京東企業(yè)購(gòu)平臺(tái),馬蜂窩不僅實(shí)現(xiàn)了公司間的公對(duì)公結(jié)算付款,讓復(fù)雜的“備用金”模式徹底成為過(guò)去。同時(shí)采購(gòu)單價(jià)、數(shù)量、報(bào)銷(xiāo)憑證等也可以生成詳細(xì)的電子單據(jù)同步財(cái)務(wù)人員,采購(gòu)信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性都大大提高。”
另外,在數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)上,采購(gòu)人員也可以更加方便地進(jìn)行比價(jià),從而選擇更合適的供應(yīng)商,對(duì)采購(gòu)成本的把控也相應(yīng)大幅提高。田雅明表示,“過(guò)去兩年多的時(shí)間里,受內(nèi)外部環(huán)境因素的影響,降本增效成為每個(gè)企業(yè)的必答題,企業(yè)也需要更為精細(xì)化的運(yùn)營(yíng)。在數(shù)字化采購(gòu)的助力下,馬蜂窩整個(gè)2021年期間,實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)降本35%的成效。采購(gòu)也從最早的被動(dòng)響應(yīng)業(yè)務(wù)需求的部門(mén),轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)主動(dòng)幫公司增效的部門(mén)。”
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