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面對不確定的外部環(huán)境,降本增效是企業(yè)繞不開的話題。其中,負責公司固定資產(chǎn)、辦公物資、員工福利、職場裝修、物業(yè)服務(wù)等場景采購工作的行政采購部,必然會沖在降本增效的“第一線”。
作為小罐茶行政負責人的劉庭選,最近兩年一直也在主導(dǎo)部門采購工作的降本增效,并取得了一定的成果。“面對降本和提效,我們分別采取了不同的策略。降本端我們主要以價格控制和減少浪費為抓手,提效端則更注重供應(yīng)商管理效率以及在有限預(yù)算下保障采購的滿意度。在推進采購工作時我們也非常重視數(shù)字化工具的應(yīng)用,充分借助技術(shù)力量來推動公司采購管理的數(shù)字化升級。”
降本:借助數(shù)字化擇優(yōu)成交,運用智能貨柜減少物資浪費
商品價格作為采購最核心的成本之一,如何獲取更合理的價格直接決定了采購的成本水平,而更合理的價格源于更充分的尋源和供應(yīng)商對比。在過去,小罐茶的采購主要采用傳統(tǒng)的招投標模式,供應(yīng)商主要來自于本地,無論是商品可選范圍、還是比價范圍都十分有限,采購人員也很難在性價比上做進一步的優(yōu)化。
為此,小罐茶把目光投向了可整合各地資源、實現(xiàn)全國尋源的數(shù)字化采購平臺。通過數(shù)智化采購平臺,小罐茶的采購人員在接到采購需求后,只需在平臺中輸入關(guān)鍵詞,系統(tǒng)就會基于龐大的商品數(shù)據(jù)庫、豐富的產(chǎn)業(yè)鏈資源以及智能算法,綜合評定價格、庫存、時效、商家評級等多維度決策因子進行智能推薦,方便采購人做出最優(yōu)的決策方案。“早在2016年時,我們就開始使用京東企業(yè)購,借助京東的尋源能力幫我們對接來自全國各地的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,在保障了商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上,讓比價更充分。”
如果說充分比價是“開源”,那減少浪費就是“節(jié)流”,在降本過程中同樣非常關(guān)鍵。劉庭選表示,“在之前的辦公用品采購中,公司會每月采購固定量的文具、耗材。然而事實上,不同員工在一年中的不同時間段對于辦公用品的消耗量也是不同的,我們采購時往往會為了預(yù)防臨時用量增大而多儲備一些存貨量,這會導(dǎo)致冗余和浪費的出現(xiàn)。”
解決這一問題的核心,就在于實現(xiàn)采購量和需求量的精準匹配。為此,小罐茶新引入了智能貨柜。辦公物資會按照最小領(lǐng)用單位存放于柜中,員工有需求時即可登錄工號根據(jù)自己的權(quán)限進行領(lǐng)取。同時智能貨柜的存儲管理系統(tǒng)可以追蹤物料領(lǐng)用、使用的全過程,并與采購系統(tǒng)進行打通,一旦帶領(lǐng)用數(shù)量達到提前設(shè)置的安全庫存數(shù)量之下,就會自動觸發(fā)采購申請,由供應(yīng)商提前備貨送貨。“這樣實現(xiàn)了員工用多少采多少,有效避免了浪費。”
提效:通過數(shù)字化助力人效、員工滿意度雙重提升
在降本之外,如何更好地提效,劉庭選也有著自己的理解。在她看來,提效的“效”字應(yīng)包含兩層含義,一方面是效率,即實現(xiàn)人員效率、供應(yīng)商效率的最大化;一方面則是效果,即無論如何做降本,都要以滿意度為前提,畢竟服務(wù)好公司業(yè)務(wù)部門的需求才是采購的本職工作。”
劉庭選也分享了兩個具體的故事。
此前,劉庭選曾負責小罐茶黃山工廠辦公環(huán)境軟裝的采購,需要采買各類辦公家具、員工宿舍的床上用品、椅子、家電及后續(xù)的安裝服務(wù)。在傳統(tǒng)采購模式下,大量的品類選品過程會耗費極多的時間、精力和人力成本,而且具體執(zhí)行過程中分散的供應(yīng)商也會讓整個項目的管理工作變得極為復(fù)雜。于是,在此次項目中,小罐茶開始嘗試以線上咨詢的方式對部分標準品進行溝通、詢價,大大提升了項目的推進速度。“我同樣也在線下去工廠進行了實地考察、溝通,但是相對而言,線上的效率還是提高了不少。未來,我們也計劃在裝修方面采用更優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化工裝基建解決方案滿足我們對營業(yè)及辦公環(huán)境的升級需求。”
在員工福利發(fā)放中,小罐茶充分利用了員工福利智能管理平臺,最大程度滿足員工實際需求,從而在有限預(yù)算下讓員工更滿意。據(jù)介紹,之前小罐茶年會會為員工準備出國游產(chǎn)品作為抽獎福利,近兩年受疫情影響,出國游受限,劉庭選也開始尋找年會抽獎的替代品。“借助大型的員工福利智能管理平臺,我們能夠有效獲取最新的員工福利發(fā)放趨勢,讓選品更貼合當下的員工實際需求。比如去年我們就嘗試采購了健康類的產(chǎn)品,深受員工們的好評。”劉庭選表示,“2022年,我們行政部定過一個目標,要實現(xiàn)員工滿意度93%以上。通過年末的員工滿意度調(diào)查結(jié)果顯示,2022年小罐茶員工滿意度達到了95%,達成這樣的一個成果我們是很滿意的。”
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